Автоматизація обробки інформації в страховій сфері.

Автоматизація обробки інформації в страховій сфері.

1. Характеристика інформаційної системи в страховій сфері.

2. Характеристика функціональних підсистем автоматизованої інформаційної системи фінансово кредитних органів.

3. Організація АІС в менеджменті страхових установ.

4. Інформаційний процес управління страховою діяльністю.

Характеристика інформаційної системи в страховій сфері.

Страхування — сукупність особливих замкнених перерозпо-дільних відносин між його учасниками з приводу формування за рахунок грошових внесків цільового страхового фонду, призначеного для відшкодування можливих втрат, нанесених суб'єктам господарювання, або збитків у сімейних бюджетах у зв'язку з на­слідками страхових випадків, що сталися.

Тепер стан страхового ринку в Україні відображає суперечли­ві процеси, які притаманні нинішній економічній політиці та си­туації в нашій державі. Існує велика потреба у страхових послу­гах, яку часто не можуть задовольнити страхові органи. Страхова система України діє на підставі закону «Про страхування».

З утворенням недержавних страхових компаній (СК) виникла система страхування. Страховик (страхова компанія) виконує умови страхування і пропонує їх клієнтам (страхувальникам). Якщо клієнтів задовольняють умови договору, то вони підпису­ють його і вносять відповідні страхові внески. Договір називаєть­ся полісом. У разі виникнення страхового випадку страховик за договором сплачує страховку.

Контроль за страховою діяльністю в Україні здійснює Комітет з нагляду за страховою діяльністю: видає ліцензії на надання ви­дів страхових послуг; перевіряє, щоб страхові компанії діяли за законом; складає та друкує статистичну інформацію з діяльності страхових компаній на страховому ринку України; веде рейтинг страхових компаній.

Головним напрямком удосконалення обробки інформації у страхових компаніях нині є створення автоматизованої інформа­ційної системи, що базується на застосуванні економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки і розвиненої ме­режі передавання даних. Нові можливості в роботі страхових компаній різноманітних рівнів управління, що зорієнтовані на ав­томатизовану технологію розв'язування задач, значною мірою виявляються там, де цим процесом охоплено більшість функцій і задач їх основної діяльності. Цим досягається підвищення рівня планової та аналітичної роботи, удосконалюються методи й спо­соби ведення страхових операцій, форми обліку й звітності, при­скорюється обробка різного роду звітних даних і, нарешті, під­вищується обґрунтованість необхідних управлінських рішень.

З огляду на сказане основною метою створення АІС у страхо­вій компанії є забезпечення такого рівня управління діяльністю компанії, за якого комплексно реалізуються такі завдання: про­ведення в задані терміни багатоваріантних розрахунків, пов'яза­них із рухом договорів страхування; автоматизація процесу облі­ку договорів за всіма видами страхування; досягнення найвищих показників розвитку всіх видів майнового та особистого страху­вання; прийняття оптимальних планових рішень щодо прибутків і видатків грошових коштів та отримання необхідного фактично­го прибутку. Останнє положення найважливіше, оскільки страхо­ві компанії є комерційними і функціонують на принципах повно­го господарського розрахунку.

Ринок страхування тісно пов’язаний з усіма ланками процесу відтворення. Будучи складовою частиною економіки, ринок страхування відображає стан і рівень розвитку виробничих сил суспільства і в той же час активно впливає на розвиток економіки. Страхові ринки поділяються за галузевою ознакою, за масштабами – на національні регіональні і міжнародні. Страховий ринок – це і поле активних інформаційних зв’язків, в якому інформаційні потоки забезпечують реалізацію управлінських рішень по всіх ключових питаннях його діяльності.

За походженням і змістом страхування має риси, які поєднують його з категоріями “фінанси“ і “кредит“ (перерозподіл грошового фонду, повернення отриманої позики) і в той же час принципові відмінності від фінансів і кредиту, характерні тільки для нього функції.

Функції страхування і його зміст органічно пов’язані. До числа важливих функцій відносяться:

· формування спеціалізованого страхового фонду грошових засобів;

· компенсація збитків і особисте матеріальне забезпечення громадян;

· запобігання страхового випадку і мінімізація збитків.

1. Перша функція - це формування спеціалізованого страхового фонду грошових засобів, як плату за ризики, які беруть на свою відповідальність страхові компанії. Цей фонд може формуватися, як в обов’язковому, так і в добровільному порядку. Держава, виходячи з економічної і соціальної обстановки, регулює розвиток страхової справи в країні.

2. Друга функція страхування – компенсація збитків і особисте матеріальне забезпечення громадян. Право на компенсацію збитків мають тільки фізичні і юридичні особи, які є учасниками формування страхового фонду. Компенсація збитків за допомогою вказаної функції здійснюється фізичними або юридичними особами в рамках існуючих угод майнового страхування.

3. Третя функція страхування - запобігання страхового випадку і мінімізація збитків – передбачає широкий комплекс заходів, в тому числі фінансування заходів по недопущенню або зменшенню негативних наслідків нещасних випадків, стихійних лих і т.д. [1] Впровадження автоматизованих інформаційних систем в сфері страхування.

Отже, призначення АІС «Страхування» полягає в забезпечен­ні збору, зберігання, обробки і передавання інформації на базі ви­користання засобів обчислювальної техніки й зв'язку з урахуван­ням взаємодії рівнів управління та підрозділів страхових компаній між собою, з клієнтами, організаціями та автоматизованими ін­формаційними системами інших міністерств і відомств, Держав­ним комітетом України з нагляду за страховою діяльністю.

Характеристика функціональних підсистем автоматизованої інформаційної системи фінансово кредитних органів.

АІС «Страхування» створюється безпосередньо у страхових компаніях і охоплює автоматизоване ведення всіх страхових опе­рацій. Склад і структура АІС в різних страхових компаніях різні. Організаційно система являє собою сукупність АІС адміністра­тивно-територіальних ланок, об'єднаних загальною методологі­єю задач, що вирішуються, єдиною інформаційною базою і тех­нологією обробки документів. Водночас різноманітність функ­ціональних задач, що вирішуються в районних інспекціях стра­хової компанії і центральних ланках (обласних Дирекціях і голо­вному Правлінні страхової компанії), вимагає різного підходу до побудови в їхній структурі відповідних АІС. Щоб забезпечити

виконання відповідних функцій АІС на різних рівнях страхової компанії, потрібно поділити цю систему на два підрівні — АІС обласного й центрального рівня та АІС районної інспекції. Мережну структуру АІС Національної акціонерної страхової компа­нії «Оранта» (НАСК «Оранта»), яка нині має в Україні найбільш розгалужену структуру, успадковану від колишнього Держстраху СРСР..

Тісно переплітаючись у таких питаннях, як поліпшення пла­нових, звітно-статистичних і обліково-контрольних робіт, задачі АІС «Страхування» центрального і районного рівнів істотно різ­няться за формами й засобами реалізації на ЕОМ. Для АІС цент­рального рівня основними критеріями ефективності функціону­вання є розрахунки зі збільшення варіантності та забезпечення обґрунтованості і збалансованості планових завдань, підвищення їх точності, а також надання управлінському персоналу ширших можливостей щодо аналітичної роботи. А визначальний критерій ефективної роботи АІС районної інспекції полягає в підвищенні продуктивності праці страхових працівників (агентів) шляхом передачі на автоматизовану обробку більшості видів страхових операцій.

Зі створенням в середині 70-х років в системі Міністерства фінансів СРСР мережі обчислювальних центрів, на базі яких по­чалася розробка АСФР, роботи з проектування АСУ Держстраху СРСР були переорієнтовані на власні відомчі центри обробки ін­формації. У структурі останніх існували служби проектування, впровадження та промислової експлуатації типових проектів за­дач Автоматизованої системи управління державним страхуван­ням (АСУДС). Координацію робіт зі створення АСУДС було по­кладено на створений центр АСУ Держстрах при Головному управлінні Держстраху СРСР. Відповідні структури республікан­ського рівня були і в Україні.

АІС «Страхування» структурно складається з функціональних і забезпечувальних підсистем. Функціональні підсистеми виріз­няються спеціалізацією функцій і задач різних рівнів АІС «Стра­хування» (центральних і районних). Склад функціональних під­систем АІС «Страхування» унаочнює.

Легко побачити (зіставляючи підсистеми 01—07), що перелі­ки більшості підсистем АІС «Страхування» на різних рівнях по­дібні між собою, однак при цьому необхідно враховувати і наявні специфічні відмінності по складу задач, що входять в них. Функ­ціональна частина АІС «Страхування» центрального та районно­го рівнів визначається згідно із завданнями управління, котрі ха­рактерні для того чи іншого рівня системи, та організаційною структурою, що склалася. Розглянемо стисло кожну підсистему.

Функціональна частина АІС «Страхування» центральних ор­ганів управління складається з таких підсистем.

Підсистема 01 «Планування» призначена для розробки пер­спективних і поточних планів прибутків і видатків за всіма вида­ми страхування і планів надходження страхових платежів. У рамках підсистеми розробляються проекти контрольних цифр на перспективу, складаються проекти річних планів за основними видами надходження платежів щодо кожного виду страхування, що є обов'язковим в нашій державі, а також добровільного, осо­бистого, інших видів страхування.

Підсистема 02 «Бухгалтерський облік і звітність» реалізує автоматизоване розв'язування задач з виконання операцій обліку грошових і поточних господарських операцій, укладання бухгал­терських звітів у цілому по страховій компанії, а також із форму­вання зведених бухгалтерських балансів і аналітичних розробок до них.

Тут же автоматизовано виконуються функції контролю за пра­вильністю укладання балансів у підзвітних рівнях страхової ком­панії. Для цього передбачається формування різних аналітичних таблиць, розшифрувань, інших документів, отримання яких стає можливим завдяки створенню єдиної міжрівневої бази даних і АРМ спеціалістів із широким використанням персональних ком­п'ютерів, що реалізують технологію розподіленої обробки даних і можливість отримання відповідей на регламентні та нестандар­тні запити в запитувальному режимі функціонування.

Підсистема 03 «Праця і заробітна плата» призначена для розробки проектів кошторисів видатків і обліку видатків на утри­мання органів страхової компанії, складання звітів з праці та за­робітної плати, формування зведених звітних документів та ана­літичних розробок до них.

Підсистема 04 «Статистичний облік і звітність» викори­стовується для укладання зведених статзвітів за всіма видами страхування, фінансовими результатами страхових операцій за рік, визначення основних показників роботи страхової компанії, укладання аналітичних розробок за всіма видами звітності, орга­нізаційно-масової та контрольно-ревізійної роботи.

Підсистема 05 «Правове забезпечення» забезпечує облік, зберігання і пошук правових і інформаційних актів за всіма ви­дами діяльності страхової компанії. Задачі цієї підсистеми, а та­кож підсистем 06 «Контроль виконання документів» і 07 «Кад­ри» розв'язуються в рамках автоматизованої інформаційно-по­шукової системи (ІПС). Використання ІПС дозволяє централізу­вати збір і контроль інформації, одержувати відповіді із законо­давчих, правових, нормативних та інших питань всім користува­чам системи за умов, що з нею одночасно працюють кілька ко­ристувачів.

У функціональному плані в підсистемі 06 розв'язуються зада­чі з обліку, зберігання та пошуку законодавчих, правових, інфор­маційних актів зі страхування; у підсистемі 07 — з обліку та ана­лізу персонального складу страхової компанії, планування й прогнозування потреби в кадрах.

Підсистема 08 «Тарифи і нормативи» призначена для авто­матизованого розв'язування задач з обчислення тарифних ставок за видами майнового й особистого страхування, резервами внес­ків зі страхування життя, розробки середніх цін на сільськогос­подарські культури і т. ін. У підсистемі виконуються також роз­рахунки відомчих нормативів розподілу фонду економічного сти­мулювання.

Підсистема 09 «Автоматизована обробка інформації» ви­конує розв'язування задач з організації автоматизованої обробки страхової інформації у страховій компанії. У рамках підсистеми формуються зведені звіти про переведення страхової інформації на обробку з допомогою персональних комп'ютерів, витрати ко­штів на машинну обробку за типами комп'ютерів і адміністрати­вними територіальними одиницями в розрахунку на один особо­вий рахунок.

Організація АІС в менеджменті страхових установ.

Інформаційний простір організації, який представляється автоматизованою інформаційною системою обробки даних, функціонує на базі певних складових об’єктів. Основні категорії об’єктів і технологія їх функціонування описані нижче:

· Центральний офіс страхової фірми, або ж головна організація, має одну або декілька високошвидкісних локальних обчислювальних мереж, які об’єднуються одна з одною через високошвидкісні мости та маршрутизатори. Локальну обчислювальну мережу можна розглядати, як інформаційний центр всієї компанії, яка містить потужні обчислювальні ресурси - файлові сервери, системи керування базами даних та інші. Особливістю локальної обчислювальної мережі центрального офісу є те, що в її склад входить система централізованого моніторингу і керування, як локальними, так і віддаленими мережними пристроями, що входять у філіали.

· Регіональні офіси страхової компанії (філіали) - масштабні організації, нерідко оснащуються власними крупними локальними обчислювальними мережами і потужними обчислювальними мережами, що мають гарантований та достатньо швидкісний зв’язок. Для деяких з них вимагається цілодобове високошвидкісне з’єднання з центральним офісом, що забезпечується спеціально виділеними каналами зв’язку. Під’єднання, організоване таким чином, має меншу вартість у порівнянні з виділеним.

· Відділення страхової компанії мають, як правило, свою невелику локальну мережу, яка включає декілька персональних комп’ютерів. Зв’язок з регіональним офісом проходить по заздалегідь встановленому розкладу у певні години, але не виключається необхідність незапланованого термінового доступу.

· Представництва чи агентства страхової компанії найчастіше оснащуються одним чи кількома комп’ютерами. Зв’язок з відділеннями здійснюється по необхідності і забезпечується на протязі дня.

· Віддалені користувачі мережі - інспектори страхової компанії, перевіряючі, тобто співробітники, які згідно посадових обов’язків проводять день не у власному офісі, а наприклад, у клієнтів, а також керівники, що знаходяться у відрядженні чи відпустці і можуть користуватися переносним комп’ютером з модемом. Сеанс зв’язку віддалених користувачів страхової компанії з локальною обчислювальною мережею офісів найчастіше буває нетривалим і може встановлюватися в будь-який час.

Основною особливістю організації інформаційного забезпечення автоматизованої інформаційної системи є необхідність забезпечити доступ до повної бази даних по всіх договорах компанії за максимально довгий період. Це пов’язано з тим, що під час підписання нового договору з клієнтом потрібно мати повну інформацію про його попередні страховки (наявність та характер оплат) і забезпечити перегляд всіх зв’язаних в таких випадках документами. Така інформація повинна зберігатися в базі даних, постійно обновлюватися і отримувати її потрібно відразу ж після запиту. Так, під час розрахунків, наприклад, ставки внесків чи тарифу, необхідно вибрати необхідну статистику та виконати розрахункові дії по договорах страхування за суттєво довший минулий період - у цьому випадку обробляється кожен договір.

Впровадження інформаційних технологій в процес планування і управління діяльністю страхових компаній передбачає не тільки обробку великих та взаємозв’язаних масивів даних, але й може використовуватися для їх аналізу та обгрунтування варіантів управлінських дій. У цьому випадку важливу роль відіграє врахування різноманітних відомостей про сектори економіки, регіони, фірми та господарські суб’єкти, а також облік фінансових, трудових та матеріальних ресурсів. Обсяги інформації, високі вимоги до точності і достовірності, необхідність ефективного аналізу фінансового стану клієнтури і страхової фірми – ось основні причини, які визначають необхідність автоматизації страхового бізнесу. З впровадженням обчислювальної техніки в страхову діяльність страхові задачі почали оброблятися з використанням всього різноманіття технічних засобів.

Перехід до автоматизованих інформаційних технологій супроводжується зміною характеру та якості управління. Аналітична робота менеджерів стає головною, формує в них повне уявлення про поточну ситуацію і пріоритети, перетворює інформацію в один з ключових і реально доступних ресурсів компанії, а подальший розвиток автоматизованих інформаційних технологій - у важливий елемент її стратегії. Але автоматизовані інформаційні технології ефективні та рентабельні у випадку існування вже апробованого та встановленого діловодства, так, як автоматизації підлягають лише стабільні, що підпорядковуються певним правилам, процеси.

Нагромаджений досвід автоматизації страхової справи дозволяє зробити висновок, що перевід робіт страхування на інформаційні технології проходить в основному в крупних страхових компаніях, які володіють серйозними матеріально-фінансовими ресурсами. Але й тут роботи автоматизовані переважно на нижньому рівні управління – на робочих місцях спеціалістів. Рівні верхньої та середньої ланки управління (керівників філіалів, страхової компанії) практично не автоматизовані (виняток становить бухгалтерська діяльність страхової компанії). Для подальшої автоматизації вимагається розвиток аналізу страхової справи для всіх видів страхування і рівнів управління.

Інформаційні технології постійно вдосконалюються і змінюють характер діяльності страхових корпорацій. Очевидні зміни торкнуться формування глобального інформаційного середовища. Надходження інформації стане процесом, яким самостійно керує користувач, завдяки можливості вибору необхідного інтерактивного каналу. Розвиток засобів комунікації забезпечує можливість спілкування з будь-яким абонентом страхового процесу в будь-якій точці земної кулі за допомогою цифрових засобів передачі даних та відеозображення, робить реальними перспективи впровадження електронного страхування.

В умовах електронного страхування іншими стануть структура та умови страхування. Страхові компанії, які спеціалізуються на певному виді страхування, зможуть діяти не менш успішно, ніж універсальні страхові корпорації, оскільки ефективність бізнесу буде забезпечувати потужна інформаційна підтримка. Основою комунікацій майбутнього стануть інформаційні магістралі. Мережа INTERNET вже являє собою прообраз інформаційної магістралі. Зміщення сфери ділової діяльності людини в, так званий кіберпростір приведе до зміни самого призначення персонального комп’ютера. З додаткового інструменту він перетворився на повноважного представника клієнта страхової компанії. Очевидно, що для успішного формування єдиного інформаційного простору страхової діяльності потрібна сумісність різних супермагістралей.

Інформаційний процес управління страховою діяльністю.

Автоматизовані інформаційні технології в діяльності страхової компанії спрямовані на впровадження систем, які охоплюють всі основні елементи технологічного процесу та гарантують повну безпеку даних на всіх етапах обробки інформації. Реалізація автоматизованої інформаційної системи страхової компанії полягає в автоматизованому вирішенні задач страхової, фінансової, бухгалтерської та інших видів діяльності. Автоматизовані інформаційні технології діяльності страхової компанії спрямовані на впровадження систем, що охоплюють всі основні елементи технологічного процесу страхування і гарантують повну безпеку даних на всіх етапах обробки інформації. Реалізація автоматизованої інформаційної системи страхової компанії полягає в автоматизації розв’язування задач страхової, фінансової, бухгалтерської та інших видів діяльності.

Коротко розглянемо основні функціональні задачі, що застосовуються в умовах автоматизованої інформаційної системи страхування:

· Процес підписання угоди. Перевірка наявності попередніх договорів по кожному страхувальнику, випадків страхових виплат, розрахунок коефіцієнтів для поправок до тарифної ставки та особливих умов, розрахунок комісійних агенту, занесення договору в базу даних для наступної обробки, видача необхідних документів.

· Підписання додаткового договору. Розрахунки по умовах або об’єктах страхування, що змінилися, з врахуванням основного договору, поповнення бази даних про нові договори чи внесення змін у вже підписані.

· Підписання договору перестрахування. Перевірка відповідної інформації, розрахунок комісійних.

· Внесення страхової премії (чи її частини). Перерахунок грошових засобів по рахунках, у випадку наявності перестрахування - розрахунок з перестрахувальниками.

· Закінчення договору страхування. Переміщення інформації в бази для формування резервів та інших розрахунків.

· Настання страхових подій. Розрахунок відшкодувань, перевірка виплат, перерахунок по договору чи його зупинення, ведення бази страхових подій.

· Розрив договору страхування. Розрахунки з страхуючим, проводка грошових засобів, здійснення змін в базі договорів.

· Розрахунок базових тарифних ставок по видах страхування. Перегляд в базі даних всіх договорів по конкретному виду страхування, по страхових подіях, розрахунок з використанням статистичних таблиць.

· Розрахунок резервного фонду. Аналіз поточного стану рахунків, відслідковування змін в кількості та сумах договорів по видах страхування, розрахунок по вимогах та поточному стану.

· Аналіз страхового портфелю. Визначення тенденцій страхового ринку, аналіз власної діяльності, прогнозування подальшого розвитку, аналіз варіантів можливих управлінських дій.

· Ведення внутрішньої бухгалтерії. Розрахунок заплат співробітникам компанії: облік власності та інше.

Повна технологія страхування повинна передбачати обробку великих і взаємопов’язаних масивів даних:

· договорів страхування і перестрахування:

· страхових полісів;

· брокерських договорів;

· документів по заплаті страхових представників;

· платіжних доручень;

· касових ордерів і бухгалтерських проводок;

· заяв на виплату страхового відшкодування;

· актів про страхові випадки та інше.

Нагромадження і обробка інформації проходить в різних підрозділах і службах страхової компанії (бухгалтерії, відділах - фінансово-економічному, власників полісів, виплат, перестрахування, кадрів, агентствах та інших). Перехід до автоматизованих інформаційних технологій супроводжується зміною характеру та якості управління. Аналітична робота менеджерів стає головною, формує в них нові пріоритети. Це дозволяє перетворювати інформацію в один з ключових і реально доступних ресурсів компанії, а подальший розвиток автоматизованих інформаційних технологій стає обов’язковим елементом її стратегії розвитку організації.

Але автоматизовані інформаційні технології ефективні і рентабельні у випадку існування достатньо апробованої та відшліфованої схеми діловиробництва, так, як автоматизації підлягають лише стабільні, підпорядковані певним законам процеси. Якщо ж кожна робоча ситуація унікальна, якщо винятки і поправки розмивають і маскують закономірності і правила, тоді спроби впровадження інформаційних технологій не може принести нічого окрім витрат засобів та часу. Для страхових компаній це означає, що насамперед повинні бути розроблені та затверджені з перспективою на довготривале використання форми всіх первинних та звітних документів, пов’язаних із страхуванням. Наприклад, заява на страхування, поліс, договір страхування, акт по страховому випадку, рахунки прибутків та збитків бухгалтерського балансу.

Для проведення автоматизації насамперед потрібно, щоб були:

· детально продумані, відлагоджені та документально оформлені у вигляді правил, інструкцій та положень всі робочі процедури;

· описані в інструкціях ( а ще краще – описані та зображені на схемах) шляхи та умови руху всіх документів, а якщо це документи фінансового характеру, то і рух грошей.

Зокрема такі схеми документопотоків дозволяють повністю прослідкувати життєвий цикл кожного документу та проаналізувати документообіг в компанії, а врешті решт його – покращити та спростити, а при необхідності доповнити та розвинути на базі нових технологічних рішень. Якщо ця робота не проведена, тоді розробка ефективної автоматизованої інформаційної технології стає практично нездійсненною справою.