Організаційно – методичні основи створення і функціювання інформаційних систем управління фінансами

Організаційно – методичні основи створення і функціювання інформаційних систем управління фінансами.

1. Передумови і принципи створення комптерних систем бухгалтерського обліку.

2. Організація робіт з створення і впровадження економічних інформаційних систем.

3. методи проектування ІС.

Передумови і принципи створення комптерних систем бухгалтерського обліку

Предметом бухгалтерського обліку є фінансово-господарська діяльність підприємства чи організації.

Фінансово-господарська діяльність складається з:

- формування джерел, необхідних для діяльності. Джерела можуть бути фінансовими і матеріальними;

- розміщення притягнутих і сформованих засобів: створення виробничих запасів, витрат на виробництво продукції, реалізації продукції, взаємин з бюджетом у частині оподатковування й інші господарські операції.

Метод бухгалтерського обліку - ведення обліку фінансово-господарських операцій на основі натуральних вимірників у грошовому вираженні шляхом суцільного, безупинного, документального і взаємозалежного їхнього вираження.

Задачами бухгалтерського обліку є:

- формування достовірної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємств необхідної для оперативного керівництва і управління, а також її використання інвесторами, покупцями, податковими, фінансовими, банківськими органами й іншими зацікавленими особами;

- забезпечення контролю за наявністю руху майна і використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами і кошторисами;

- попередження негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських ресурсів

Гарні інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.

Надійність інформаційної системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Не менш важливо, щоб фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко просліджується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються й у комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) у комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.

Інформаційна система містить у собі наступні елементи:

1. Апаратні засоби.

До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація--користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.

3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.

4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.

5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.

6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.

Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

1. Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

2. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.

3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

5. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

Організація робіт з створення і впровадження економічних інформаційних систем.

Проектування інформаційних систем — це тривалий, трудомісткий і динамічний процес, у якому на різних етапах беруть участь фахівці різних напрямів і кваліфікацій.

Проектування має ціль — забезпечити ефективне функціонування АІС та взаємодію АІТ зі спеціалістами, які використовують у сфері діяльності конкретного об’єкта обчислювальну техніку й розвинуті засоби комунікації для виконання своїх професійних завдань і прийняття управлінських рішень. Тільки якісне проектування забезпечить створення такої системи, яка зможе функціонувати за постійного вдосконалення її технічних, програмних, інформаційних складових і яка зможе розширювати спектр управлінських рішень, що реалізуються, та об’єктів взаємодії.

У процесі проектування вдосконалюються як організація основної діяльності економічного об’єкта, так і організація управлінських процедур.

Проектування АІС потребує розроблення єдиних теоретичних засад, методичних підходів до їх створення та функціонування, без чого неможлива взаємодія різних економічних об’єктів, їх функціонування в складному багаторівневому комплексі.

Дотримуватися цих принципів потрібно, виконуючи роботи на всіх стадіях створення і функціонування АІС і АІТ, тобто протягом усього життєвого циклу.

Життєвий цикл АІС та АІТ дає можливість виокремити чотири основні стадії: передпроектну; проектну; введення в дію та функціонування. Кожна стадія проектування поділяється на ряд етапів і передбачає складання документації, яка відображає результати роботи.

Стадія створення інформаційної системи — одна з частин процесу створення інформаційної системи, установленої нормативними документами та документацією на інформаційну систему з описом повної моделі ІС на даному рівні, або прийняття ІС до експлуатації.

Етапи створення інформаційної системи — це складові стадії створення, об’єднані характером робіт.

Державним стандартом ГОСТ 34.601 — 90 визначено стадії та етапи розроблення інформаційних систем. У цьому стандарті наводиться перелік стадій і етапів створення інформаційних систем.

Основні роботи, які виконуються на стадіях та етапах проектування:

І стадія — передпроектне обстеження:

1-й етап — зібрання матеріалів для проектування — формування вимог, вивчення об’єкта проектування, розроблення та вибір варіанта концепції системи;

2-й етап — аналіз матеріалів і формування документації — створення й затвердження техніко-економічного обґрунтування та технічного завдання на проектування системи на основі аналізу матеріалів обстеження, зібраних на першому етапі.

ІІ стадія — проектування:

1-й етап — технічне проектування, коли ведеться пошук раціональних проектних рішень по всіх аспектах розроблення, створюються й описуються всі компоненти системи, а результати роботи відображаються в технічному проекті;

2-й етап — робоче проектування, у процесі якого здійснюється розроблення й доведення програм, коригування структур бази даних, складання документації на постачання, установлення технічних засобів та інструкцій їх експлуатації, підготовка для кожного користувача системи інструктивного матеріалу, що оформляється у вигляді посадових інструкцій спеціалістам, які виконуватимуть свої професійні функції з використанням технічних засобів управління. Технічний і робочий проект можуть об’єднуватися в єдиний документ — техно-робочий проект.

ІІІ стадія — введення системи в дію:

1-й етап — підготовка до введення — установлення та введення в експлуатацію технічних засобів, завантаження баз даних і попередні випробовування програм, навчання персоналу;

2-й етап — проведення попередніх випробовувань для всіх компонентів системи перед здачею в експлуатацію, навчання персоналу;

3-й етап (завершальна стадія створення АІС і АІТ, яка оформлюється актами приймання й здачі робіт) — уведення в експлуатацію;

ІV стадія — промислова експлуатація — функціонування системи, що охоплює супроводження програмних засобів і всього проекту, оперативне обслуговування та адміністрування баз даних.

Треба звернути увагу, що головна особливість розробки АІС і АІТ полягає в концентрації складності на стадіях передпроектного обстеження та проектування і відносно невисокої складності та трудомісткості наступних етапів. Більше того, невирішені питання й помилки, допущені на етапах аналізу та проектування, пород­жують на етапах запровадження й експлуатації труднощі, невирішені проблеми, що стає причиною відмови використання матеріалів проекту.Н

Методи проектування ІС.

Методи з'явилися як відповідь на зростаючу складність програмних систем. На зорі комп'ютерної ери дуже важко було написати велику програму, тому що можливості комп'ютерів були обмежені. Обмеження виникали з обсягу оперативної пам'яті, швидкості зчитування інформації з вторинних носіїв (ними служили магнітні стрічки) і швидкодії процесорів, тактовий цикл яких був дорівнює сотням мікросекунд. У 60-70-і роки ефективність застосування комп'ютерів різко зросла, ціни на них стали падати, а можливості ЕОМ збільшилися. У результаті стало вигідно, та й необхідно створювати усе більше прикладних програм підвищеної складності. Як основні інструменти створення програмних продуктів почали застосовуватися алгоритмічні мови високого рівня. Ці мови розширили можливості окремих програмістів і груп розроблювачів, що по іронії долі у свою чергу привело до збільшення рівня складності програмних систем.

У 60-70-і роки було розроблено багато методів, що допомагають справитися зі зростаючою складністю програм. Найбільше поширення одержало структурне проектування по методу зверху вниз. Метод був безпосередньо заснований на топології традиційних мов високого рівня типу FORTRAN чи COBOL. У цих мовах основною базовою одиницею є підпрограма, і програма в цілому приймає форму дерева, у якому одні підпрограми в процесі роботи викликають інші підпрограми. Структурне проектування використовує саме такий підхід: алгоритмічна декомпозиція застосовується для розбивки великої задачі на більш дрібні.

Тоді ж стали з'являтися комп'ютери ще великих, воістину гігантських можливостей. Значення структурного підходу залишилося колишнім, але як зауважує Стейн, "виявилося, що структурний підхід не працює, якщо обсяг програми перевищує приблизно 100000 рядків". Останнім часом з'явилися десятки методів, у більшості яких усунуті очевидні недоліки структурного проектування. Найбільш вдалі методи були розроблені Петерсом, Йеном і Цаі, а також фірмою Teledyne-Brown Engineering. Більшість цих методів являють собою варіації на ті самі теми. Саммервілль пропонує розділити їх на три основні групи:

o метод структурного проектування зверху вниз;

o метод потоків даних;

o об’єктно-орієнтоване проектування.

Приклади структурного проектування приведені в роботах Йордану і Костянтина, Майерса і Пейдж-Джонса. Основи його викладені в роботах Вірта, Даля, Дейкстри і Хоара; цікавий варіант структурного підходу можна знайти в роботі Мілса, Лингера і Хевнера. У кожнім з цих підходів присутній алгоритмічна декомпозиція. Слід зазначити, що більшість існуючих програм написано, очевидно, відповідно до одним з цих методів. Проте структурний підхід не дозволяє виділити абстракції і забезпечити обмеження доступу до даних; він також не надає достатніх засобів для організації паралелізму. Структурний метод не може забезпечити створення гранично складних систем, і він, як правило, неефективний в об'єктних і об’єктно-орієнтованих мовах програмування.

Метод потоків даних найкраще описаний у ранній роботі Джексона, а також Варнієра й Орра. У цьому методі програмна система розглядається як перетворювач вхідних потоків у вихідні. Метод потоків даних, як і структурний метод, з успіхом застосовувався при рішенні ряду складних задач, зокрема, у системах інформаційного забезпечення, де існують прямі зв'язки між вхідними і вихідними потоками системи і де не потрібно приділяти особливу увагу швидкодії.